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幸せになるためにお金とマイルと健康を考える

人生が幸せであるために、お金やマイルの貯め方や使い方、健康や生活について考えるブログです

【仕事】異動に伴いキャビネットを片付けたら、ほとんど捨てるものだった

【仕事】-【新入社員】

3/16は4月からの新年度から別部隊が同じフロアにくることからキャビネットの割り振り変更があった。

もちろん私も異動の対象者のため、キャビネットの中身を次の部門の場所に移し替えた。

しかし、 次の机への引っ越しはまだである。

 

今の仕事を10年やっていただけに、キャビネットから過去の遺産(書類)がたくさん出てきた。

 

 

出てきた過去の遺産

 

・開発品の実験サンプル

・調べた特許関連書類

・原料のカタログ

・営業部門から依頼書

・購買へのfax履歴

・原料メーカーからの送付状

などなど

 

とりあえずの書類が山ほどだ。

今となってはただのゴミ。いやもっと前からただのゴミなのだが、片付けるのがおっくうになだけで、放置していた。

これからは定期的に廃棄する必要がある。

 

 

捨てる技術

 

半年以上見ない書類の95パーセントは捨てても良いものだ。【いつか使う】は、【大抵使わない】のである。思いきって捨てよう。

検討中の紙媒体は、既にデータ化済みであれば、廃棄。ただし、機密書類となる。シュレッダーでわからないよう粉々にする。

実験でできたサンプルも検討中であればとっておくが、どんどんと溜まる。一定期間を過ぎれば廃棄すればよい。目安は1カ月~3カ月といったところか。 

開発の流れとしてまとめた書類や実験サンプルも、大切に残しておいたが見返す機会はない。

 

過去に取り寄せたサンプル依頼の書類も現物が届けば、廃棄するべきだ。届いたサンプルの物性表はすぐにスキャナーで取り込んで電子化すればよい。

原料カタログは、個人持ちである必要もなく、課で保管場所を作って1か所にまとめておいた方が良い。

 

かなり廃棄した。

 

捨ててはいけない書類

・顧客との取引上、捨てられない契約関連の書類(秘密保持契約などのコピー)

・特許上捨てられない書類(特許事務所の見解書などのコピー)

原本は別の部隊が持っているかもしれないが、現在進行中の内容は、引き継ぐ必要がある。

 

残す、捨てるの ルールを決める

 

・開発品の実験サンプル

 ⇒ 開発が終わったら廃棄。

 

・調べた特許関連書類

 ⇒ 開発が中断したら廃棄。生産されるものに関しては継続して調査。危険特許の書類はまとめておく。

 

・原料のカタログ

⇒ 部門でまとめておく住所を決める。重複は場所の無駄。ただし特許の観点から考えると、公知文献にもなりうるので廃棄前にはスキャナーで取り込む方が良い。(日付が重要)

 

・営業部門から依頼書

⇒ 未着手、対応中、完了済みで分ける。完了済みのものから廃棄。

 

・購買へのfax履歴

⇒ 用事がすんだら廃棄。それまでは対応中の棚に入れる。

 

・原料メーカーからの送付状

⇒ 原料のスペックや生産ロットの実績値、安全情報シート(SDS)などはスキャナーで取り込んで電子化。 原料のロットぶれの確認ができる。

 

・名刺

⇒ どんどん増える。これからは顧客先が変わるため、1年顔を合わせない人の名刺は廃棄する。名刺は会社名を50音順で並べておくと、探す時に便利。またもらった時に日付を記入すると廃棄するときの目安になる。

 

 

 捨てられなかった書類

・実験ノート 

白いノートなのに、文章を書くと機密書類となる。

見直す時には便利だが、綴じてあるのでシュレッダーにかけられない。皆はどうしているのだろう。実はレポート用紙の方が勝手がよいか?

本当は捨て方を考えなければならない。 

 

・人事関連の書類

自分の人事関連の書類。何となく残している。個人的な過去の歴史。大した量ではないが、いつか退職するので捨てる時が来るはず。

廃棄するときはシュレッダーでよい。

 

まとめ

 

残していた書類のほとんどが対応済み書類である。

【未着手】、【対応中】、【対応済み】で分ける。

【対応中】から【対応済み】になった段階で、廃棄処分とする。

 

部門で重複するものは、共有化してスペースを広げる。

 

名刺は日付を記入し、会社名ごとに並べておくと探しやすい。期間を決めて会わない人の名刺は廃棄。

 

これで荷物がずいぶんと減った。次の部門の仲間たちにも教えるとしよう。